Em busca de uma gestão de maior eficiência e visando atender com maior agilidade a comunidade, a Secretaria de Estado de Educação (Seduc) está trabalhando no processo de digitalização de seus documentos públicos. A iniciativa favorecerá também a contenção de custos e minimizará os impactos ambientais com a redução do uso de papéis e pretende ainda acelerar a localização de processos, ofícios, memorandos e contratos.
O projeto, denominado Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), segundo o secretário de Estado de Educação, Rossieli Soares da Silva, já está sendo aplicado e aprimorado na sede administrativa da Secretaria (localizada no bairro do Japiim). “Contratamos uma empresa especializada que está trabalhando de forma intensiva na indexação, digitalização e organização de documentos e prevemos que, já no mês de março, os departamentos de nossa sede já possuam autonomia de acesso, consulta e pesquisa via intranet”, apontou o secretário.
Conforme Rossieli Silva, o projeto trará a curto e médio prazo benefícios à gestão pública e também à população. “Esta ação resultará em muitos benefícios ao nosso público interno e externo, dentre estes, podemos elencar: a racionalização do espaço físico; a flexibilidade do sistema; a diminuição de custos; o acesso aos documentos via web; a precisão na recuperação das informações; agilidade nas decisões e acesso múltiplo e simultâneo às informações”, citou o secretário, informando que aproximadamente 5 milhões estão sendo investidos no projeto.
O secretário da Seduc conta que na época em que dirigia o Departamento de Infraestrutura do órgão, em 2012, percebeu a necessidade de ampliação do espaço físico e aceleração na localização de documentos e idealizou o projeto de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Visando a agilidade nas pesquisas, segurança por meio de rastreamento, facilidade de acesso e redução do uso do papel, o GED iniciou sua implantação em agosto de 2012 como projeto-piloto no departamento de gestão financeira da Seduc e ficou em atuação durante 62 dias, nesse período, foram digitalizadas 797 caixas de documentos que correspondem a 18.363 processos.
De acordo com a assessora estratégica da Seduc, Elcy Guimarães, no futuro, a Seduc tem a intenção de disponibilizar os documentos no sistema eletrônico que, segundo ela, estará disponível no site da instituição. “O atendimento à população será muito mais prático e ágil”, disse.
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