Imprensa Oficial passa a adotar sistema que dá agilidade na tramitação de processos em órgãos públicos

A Imprensa Oficial do Estado do Amazonas começou a utilizar o Sistema de Acompanhamento e Controle de Documentos na Web (SPROweb). A solução, desenvolvida pela empresa de Processamento de Dados Amazonas (PRODAM), permite aos órgãos estaduais o acompanhamento da localização virtual de documentos físicos e o status do seu atendimento. Tudo por meio do número de protocolo cadastrado no sistema.

De acordo com a colaboradora do setor de protocolos da Imprensa Oficial, Elizabeth Moraes, a implantação do sistema proporcionou, além da facilidade, autonomia durante a realização de suas tarefas diárias. Funcionária da instituição há 30 anos, ela contou que o sistema de trabalho utilizado anteriormente permitia que apenas uma pessoa computasse os dados dos protocolos em um sistema interno da empresa.

“Apenas uma máquina em nossa sala tinha o sistema de controle de protocolos, que era acessado apenas internamente. Agora todos os computadores que têm o SPROweb podem disponibilizar e consultar documentos dentro do sistema para todos os órgãos que também têm acesso a ele”, explicou Elizabeth.

Maior comunicação

Segundo a supervisora de Implantação de Sistemas da PRODAM, Vera Costa, dois funcionários da empresa estão na instituição acompanhando esta implantação. “Eles ficarão na Imprensa Oficial por três semanas, auxiliando no uso da ferramenta e assegurando que o sistema funcione perfeitamente, colaborando para a comunicação entre as instituições do Governo”, destacou Vera.

Sobre o SPROWEB

O SPROweb já vem sendo utilizado com sucesso por cerca de 40 instituições públicas do Estado, dentre elas, a Casa Civil, o Departamento de Trânsito do Amazonas (Detran/AM) e a Controladoria Geral do Estado. Uma das principais funções do SPROweb é a localização virtual de documentos físicos.

“O documento recebido no protocolo do órgão é cadastrado no sistema e recebe o número de identificação. Ao inserir esse número de protocolo na interface do programa, o usuário pode saber em que setor se encontra o documento físico”, explica Vera Costa.

O uso do sistema garante maior qualidade e transparência ao fluxo de documentos entre as instituições do Governo do Estado, proporcionando agilidade e um melhor atendimento.